Notizen zur Planung eines DrupalCamps

Note: I am planning to add an english translation, as some aspects are globally useful. But that will have to wait till I prepared my session for DrupalCamp Kortrijk.

Update, 08.07.26: Nach dem DrupalCamp Belgien habe ich die Abschnitte Der Abend vor dem Event und Anonymes Feedback hinzugefügt. Und ein paar Kleinigkeiten bei den Themen Lanyard und Hashtag ergänzt.
 

Nach dem letzten DrupalCamp Ruhr hat mich der Drupal e.V. gefragt, ob ich nicht mal meine Erfahrungen mit der Organisation eines DrupalCamps zusammenschreiben könne. Klar, kann ich. Dauert evtl. nur ein paar Monate. Aber, here we go!

Meine Erfahrungen basieren hauptsächlich auf den DrupalCamps Ruhr im Unperfekthaus in Essen. Mittlerweile gab es sieben dieser DrupalCamps. In 2010 war ich nur Gast; 2018 habe ich nur das Design der T-Shirts beigesteuert; in den Jahren 2012, 2013, 2015, 2023 und 2025 habe ich die DrupalCamps zusammen mit anderen Leuten aus der Drupal User Group Ruhr organisiert.

Generell

Die DrupalCamps sind kleiner geworden. Wir hatten auf unseren Camps um 2012/2013 herum rund 130 Teilnehmer, in 2023/2025 waren es nur noch rund 75. Dadurch spart ihr zwar etwas Geld bei den Dingen, für die ihr draufzahlt, etwa Essen oder T-Shirts. Aber es wird auch schwieriger, Slots mit Sessions zu füllen.

Das Problem mit weniger TeilnehmerInnen spüren auch andere DrupalCamps. Es ist daher sinnvoll, möglichst früh auf euer Event aufmerksam zu machen und mehr Zeit als früher in die Werbung zu investieren. Nutzt dafür alle Kanäle, die euch zur Verfügung stehen. Fragt auch die anderen Drupal User Groups und den Drupal e.V. an, so dass die auf euer DrupalCamp hinweisen.

Kosten und Deadline

Wenn ihr eure Liste mit den Einnahmen und Ausgaben pflegt, plant mit verschiedenen TeilnehmerInnen. Soll heißen, rechnet alles mal für 50, 75 oder 100 TeilnehmerInnen durch. Setzt euch eine Deadline, zu der ihr eine festgesetzte Anzahl an TeilnehmerInnen, Sessions und Sponsoren haben wollt. Sind eure Ziele nicht erreicht, sagt das DrupalCamp lieber rechtzeitig ab.

Wenn ihr das DrupalCamp über den Drupal e.V. abrechnet, klärt vorher, ob der Verein einen Verlust bis x Euro trägt. Der Verein hat ein Interesse daran, dass DrupalCamps stattfinden. Die Höhe der Unterstützung wird von mehreren Faktoren abhängen, z.B. wie viele andere DrupalCamps unterstützt werden wollen.

Grundsätzlich sollte das Camp natürlich so geplant sein, dass ihr etwas im Plus liegt. Am besten habt ihr ein paar Posten parat, die ihr im Zweifel streichen könnt, etwa Obst oder Süßigkeiten beim Event, oder T-Shirts und Goodies.

Die idealen Wochentage

Gehen wir mal von einem üblichen Camp über zwei Tage aus. Die große Frage ist dann: Samstag und Sonntag? Oder Freitag und Samstag?

Unsere ersten Camps haben immer Samstag und Sonntag stattgefunden. Und das war ok. Für eine Zeit. Aber das bedeutet für die meisten eben auch: eine Woche Arbeit, volles Wochenende mit dem Drupalcamp, und direkt wieder eine Woche Arbeit. Mittlerweile sind die Leute älter geworden, haben evtl. eine Familie, und wollen/können nicht das gesamte Wochenende auf einem DrupalCamp verbringen.

Insofern bevorzuge ich mittlerweile Freitag und Samstag. Das bietet allen den Sonntag als Tag zur Erholung. Und – je nach Firma – zählt der Freitag trotzdem noch als Arbeitstag. Dann muss man natürlich damit rechnen, dass ein paar Leute nur am Freitag kommen, weil das eben der Arbeitstag ist, und Samstag zu Hause bleiben. Aber tatsächlich hatten wir früher mehr Schwund von Samstag auf Sonntag, als von Freitag auf Samstag bei den DrupalCamps 2023 und 2025.

Das Drupalcamp Belgien 2026 hat sich übrigens Montag und Dienstag ausgesucht. Sowas geht also auch. Verrückt.

Der Termin zwischen anderen Terminen

Sprecht den genauen Termin mit den anderen User Groups in Deutschland ab. DrupalCamps in Deutschland sollten m.M.n. grob zumindest einen Abstand von einem halben Jahr haben. Die Leute, die solche Camps organisieren, haben das eh im Blick. Schaut bei Slack rein, schaut auf die Events auf drupal.org, im Zweifel fragt den Drupal e.V.

Wie sieht es mit der Nähe zu anderen Events aus? Schwer zu sagen. Es gibt genug Leute, die auf ein DrupalCamp fahren würden, aber nicht zur DrupalCon oder zu den Drupal Dev Days. Ich finde einen Abstand von einem Monat zu diesen Events ok. Aber es kommt auch darauf an, wie weit entfernt die stattfinden. Bei einem englischsprachigen DrupalCamp solltet ihr auch einen Blick auf Termine in den Nachbarländern werfen.

Sobald ihr den Termin habt, tragt ihn auf drupal.org ein. Dort solltet ihr auch die Sponsoren verknüpfen. Und nach dem Event könnt ihr die Leute eintragen, die eine Session gehalten haben. Credits, wem Credits gebühren.

Der Ort

Wir sind in Essen in einer außerordentlich glücklichen Situation. Wir können das Unperfekthaus nutzen. Da haben wir genug Platz, Internet und Essen, alles in einem. Zu einem guten Preis.

In anderen Städten ist es nicht so einfach. Mögliche Orte sind große Coworking Spaces, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen. Manche Städte setzen sich für die Kreativwirtschaft ein und können in diesem Rahmen vielleicht Orte anbieten. Möglicherweise eignet sich auch die eine oder andere Jugendherberge, oder ein Kongressraum in einem Hotel.

Das einzige, was ich hier sinnvoll beitragen kann: Sprecht vorher genau ab, was die Bedingungen für die Nutzung sind. Ob ihr dort alleine seid oder die Räume mit anderen Gästen teilen müsst. Ob Internet und Technik vorhanden sind. Und vor allem, bis zu welchem Zeitraum ihr die Veranstaltung absagen könnt, ohne Gebühren zahlen zu müssen.

Essen

Mit einer Mensa oder dem Unperfekthaus habt ihr hier deutlich weniger Arbeit. Wenn das nicht zur Verfügung steht, müsst ihr euch beim Essen aber auch nicht zuviel Arbeit machen, finde ich. Möglicherweise sorgt ihr einfach nur dafür, dass in der Mittagszeit ein Foodtruck bereit steht.

Im schlimmsten Fall kann sich jeder morgens beim Bäcker holen, was er für den Tag braucht. Dann stellt ihr in den Seminarräumen ein paar Schalen mit Obst bereit. Und abends gehen die Leute dann in Grüppchen ins nächstbeste Restaurant. Dürfte alles kein Problem sein, glaube ich. Man muss nur vorher deutlich kommunizieren, was geplant ist.

Deutsch vs. Englisch

Unsere ersten vier DrupalCamps zwischen 2010 und 2015 waren alle deutschsprachig. Kaum war ich einmal nicht an der Organisation beteiligt, entscheidet das Team, dass das DrupalCamp 2018 auf Englisch stattfindet. Tzz.

Ein englischsprachiges Camp ist sofort internationaler und lädt dementsprechend auch Drupal-User aus den angrenzenden Ländern ein. Die meisten von uns lesen ohnehin ständig englischsprachige Dokumentationen und haben kein Problem damit, englischen Vorträgen zu folgen.

Auf der anderen Seite gibt es Leute, die Drupal vielleicht nur nebenbei machen und nicht ständig englische Texte lesen. Vor allem aber gibt es Leute, die zwar eine Session zu Drupal halten würden, aber nicht auf Englisch. Mit einem englischsprachigen Camp lockt ihr also internationale Gäste an, verliert dafür aber ein paar deutschsprachige Leute.

Bei Camps in großen Städten wie Berlin oder München kann ich verstehen, dass diese Camps fast automatisch auf Englisch stattfinden. Das gilt umso mehr, wenn ihr bekannte Speaker für Keynotes aus anderen Ländern holt.

Bei unseren letzten DrupalCamps haben wir als Standardsprache Englisch festgelegt. Wir haben aber offen gelassen, in welcher Sprache Leute ihre Sessions anbieten. Wer unbedingt auf Deutsch hätte vortragen wollen, hätte das auch machen können. Wir hatten in 2025 am Ende aber nur eine einzige deutschsprachige Session: die des Drupal e.V. – was auf Englisch auch keinen Sinn gemacht hätte.

Entweder die Leute waren alle fein damit, ihre Sessions auf Englisch zu halten. Oder die Leute, die nur auf Deutsch vortragen wollen, haben sich davon abschrecken lassen, dass alle anderen ihre Sessions auf Englisch angeboten haben. Ich rate mal, dass wir auf dem letzten Camp eine Handvoll Sessions mehr hätten haben können, wenn wir die Option für deutsche Sessions etwas mehr gepusht hätten.
Im Zweifel müssen die Sessions dann nur so aufgeteilt werden, dass die internationalen Gäste immer die Option haben, ein oder zwei Sessions auf Englisch hören zu können.

Ansonsten: Wenn das Barcamp nicht gerade in Berlin oder München stattfindet, lohnt es sich durchaus zweimal über die Sprache nachzudenken. Jede Wahl hat hier seine Vor- und Nachteile.

Sprache und Website

Und weil ich schon bei dem Thema bin: Wir haben die Website unserer mehrsprachigen Camps bisher immer in zwei Sprachen angeboten. Nett von uns. Das ist aber ziemlich lästig, wenn man nur mal eben schnell eine Sache ändern oder ergänzen möchte. Dann muss man immer mehr Zeit einplanen, um das vernünftig zu übersetzen. Ja, auch mit KI kostet das Zeit.

Für mich habe ich daher beschlossen: Wenn wir noch einmal ein Camp machen und die Sprache auf Englisch festlegen, reicht auch eine englischsprachige Website. Wer zu solch einem Camp fährt und englischsprachige Vorträge hört, kommt mit dem englischen Text klar. Das ist ja unabhängig davon, ggf. auch deutschsprachige Sessions zuzulassen.

Website

Überhaupt, die Website. Es reicht eine kleine Site, mit wesentlichen Infos zur Veranstaltung:

• Zeitraum
• Location, plus Anreiseinfos, nächste U-Bahn-Station, Link zu Maps
• Link zu den Tickets
  Ggf. erklärt ihr, wie die verschiedenen Ticketpreise zustande kommen. Ihr könnt einem »Das ist aber teuer« entgegenwirken, wenn ihr erklärt, was ihr alles bezahlen müsst.
• Ablauf
• Infos zu den Abendveranstaltungen, plus Anreiseinfos, nächste U-Bahn-Station, Link zu Maps
• Anmeldung für die TeilnehmerInnen, siehe unten
• Ggf. Liste aller Teilnehmer, siehe unten
• Option, Sessions anzulegen
• Ggf. Vorstellung des Teams
• Ggf. Empfehlungen für Hotels
• Ggf. Empfehlungen fürs Sight Seeing?
• Logos der Sponsoren
• spätestens zum Termin: Sessionplan

Zusätzlich sollten irgendwo ein paar der üblichen Fragen geklärt werden, evtl. richtet ihr dafür ein FAQ ein:

• Gibt es T-Shirts?
• Erhalten Leute, die eine Session halten, freien Eintritt, ein T-Shirt oder ein anderes Goodie?
• Werden die Sessions aufgezeichnet?
• Wie ist das Essen geregelt?

Wie kommt ihr an die neue Website? Im besten Fall habt ihr jemanden, der gerade Zeit und Lust hat, eine eigene Site zu bauen. Für Frontend-Entwickler gibt es da nämlich die Chance, ein paar neue CSS Features auszuprobieren, die für Kundenprojekte noch nicht in Frage kommen. Deshalb sieht unsere letzte DrupalCamp-Site auch so aus wie sie aussieht. Muss der Scrolleffekt bei der Shoutbox so sein (Chrome)? Nö, muss er nicht, aber so konnte ich es mal ausprobieren.

Ansonsten: In 2023 haben wir einfach das Design von unserem Camp in 2018 kopiert. Lohnt es sich, für DrupalCamp Stadt A das Design von DrupalCamp Stadt B zu übernehmen? Um Zeit zu sparen? Kommt darauf an. Ich finde, ein eigenständiges Design gehört auch zum jeweiligen DrupalCamp. Das sollte nicht kopiert werden. Wenn hingegen ohnehin ein öffentliches Theme genutzt wird, könnt ihr diese Website natürlich als Vorlage nehmen.

Wenn ihr keine Zeit und Leute für eine Website mit eigenem Design habt, nehmt einfach die Drupal Event Platform und das Theme Event Horizon.

Nebenbei, und völlig optional: Ich bin ein großer Fan davon, die Startseite flexibel zu handhaben. Vor dem Camp wirbt die Startseite für das Event, mit Link zum Ticketkauf. Beim Event selbst habe ich als Startseite den Sessionplan eingestellt. Nach dem Event könnt ihr das durch ein Danke-für-alles-hier-sind-die-nächsten-Termine ersetzen.

Website Primer

Wenn die neue Website noch nicht fertig ist, ihr aber ein paar Infos loswerden wollt, überbrückt die Zeit doch mit einem statischen One-Pager. Das haben wir 2025 auch so gemacht.

Vorlagen gibt es zum Beispiel bei HTML5UP. Ihr könnt auch meinen DrupalCamp Primer klonen – der selbst auf einem HTML5UP-Template beruht.

TeilnehmerInnen auf der Website

Bei den DrupalCamps Ruhr 2012 und 2013 konnten sich die TeilnehmerInnen auf der Website anmelden. Unabhängig davon, ob sie auch eine Session gehalten haben oder nicht. Man hat dann zumindest Profilbilder/Avatare und die Benutzernamen gesehen. Viele Namen kannte man von drupalcenter.de. Da wusste man also, wen man beim Camp erwarten konnte. Diese Vorstellung der TeilnehmerInnen ist uns über die Jahre verloren gegangen.

In 2025 haben wir das also absichtlich wieder eingeführt. Man fährt lieber auf ein DrupalCamp, wenn man weiß, dass man dort Leute kennt. Beim DrupalCamp Ruhr 2025 konnten die Leute diese Infos eintragen:

• Vorname und Nachname
• Handle auf drupal.org / oder auf Social Media (Your best known user handle in Drupal space. Usually your handle on drupal.org.)
• Berufsbezeichnung bei ...
• ... Unternehmen
• Links zur eigenen Website, drupal.org und/oder zu Social-Media-Profilen
• bevorzugte Personalpronomen (he/him, she/her, they/their), als Freitextfeld, damit man es individuell anpassen kann

Solch eine Seite mit TeilnehmerInnen finde ich ziemlich sinnvoll, wenn man sich ein Bild machen will, wer alles kommt; sich vor einer Session informieren will, was die Person sonst so macht; oder nach dem Camp eine Person wiederfinden möchte.

Bei unserem letzten Camp haben wir das Userprofil auch genutzt, um ein paar Dinge abzufragen. Etwa ob Leute noch bis Sonntag bleiben wollen, und eine Option für Samstag Abend oder Frühstück am Sonntag Vormittag brauchen? Und vielleicht Lust auf eine Führung in der Zeche Zollverein haben? Hier haben sich am Ende aber zu wenig Leute beteiligt, so dass es bei einer kleinen Gruppe am Samstag Abend geblieben ist.

Möglicherweise können User auch ein Flag bei interessanten Sessions setzen, um sich einen eigenen Timetable zu basteln?

Format: Konferenz oder Barcamp?

Dieser Abschnitt hängt sehr davon ab, was ihr für eure jeweilige Veranstaltung erwarten könnt. Habt ihr genügend Leute, die zu euren Event kommen und eine Session halten wollen? Dann könnt ihr es euch leisten, ähnlich zu den Drupal Dev Days, nach Sessionsvorschlägen zu fragen, die erst einmal nur intern bekannt sind. Und zu einem bestimmten Termin sucht ihr euch die besten Vorschläge aus, verteilt sie auf die Tage und könnt vorab einen kompletten Sessionplan für die ganze Veranstaltung veröffentlichen. In der Form haben wir das 2012 bis 2015 noch gemacht. Das hat den Vorteil, dass wir ähnliche Themen gruppieren und den Sessionplan vorher veröffentlichen konnten.

Nun hat das Team in 2018 ein anderes System eingeführt, das spontane Sessions ermöglichen sollte. Bei uns gibt es seitdem an jedem Morgen eine Barcamp-Komponente. Wie auf Barcamps üblich stellen sich Leute, die eine Session halten möchten, in einer Reihe auf, stellen kurz ihr Thema vor, fragen, wer sich für diese Session interessiert, und pinnen die Session dann auf den Session-Plan. Das ist prinzipiell ganz nett. Es erinnert die Teilnehmer an die ganzen Sessions, die anstehen. Und man bekommt einen ersten Eindruck vom Sprecher und weiß dann vielleicht eher, ob man dessen Englisch versteht oder nicht.

Das System hat allerdings auch einen gewaltigen Nachteil. Wenn alle Leute ihre Session erst beim Event ankündigen, dann weiß man nicht, was einen erwartet. Bei einem Barcamp Hamburg war das nie ein Problem. Da gab es zig Leute, die genug Sessions angeboten habe. Es gab oft sechs, sieben, acht paralelle Sessions. Da war immer etwas dabei, was man sich gerne angehört hat.

Als Kontrollfreak bevorzuge ich natürlich die erste Variante. Allerdings klappt die nicht mehr. Oder zumindest für uns in Essen klappt es nicht mehr. Wie schon geschrieben: Wir hatten um 2012/2013 herum rund 130 Teilnehmer. In 2023/2025 waren es nur noch rund 75. Von denen halten einige durchaus zwei oder drei Sessions. Es gibt aber auch viele Teilnehmer, die keine Session halten. Ein Vorschläge-sammeln-und-Rosinen-rauspicken wird da nicht funktionieren. Es läuft eher umgekehrt: Wir nehmen jede Session, die wir bekommen können, und lehnen maximal eine ab, falls sich ein Thema zu werblich anhört (das kam bei uns noch nicht vor).

Als Organisator bin ich ziemlich nervös, wenn ich gar nicht weiß, ob ich die Sessionslots füllen kann oder nicht. Bei unserem letzten DrupalCamp konnten die Leute ab dem 2. Juli ihre Sessions eintragen, 10 Wochen vor dem Event. Das lief alles äußerst zäh. Wir hatten erst zwei Wochen vorher genug Vorschläge, um einen einzigen Sessiontrack zu füllen. Beim Camp selbst gab es dann genügend spontane Sessions, so dass es immer zwei, teilweise auch drei Sessions gleichzeitig stattfinden konnten.

Das Problem ist, dass die Sessions natürlich auch fürs Marketing wichtig sind. Es gibt Leute, die kommen zu jedem DrupalCamp. Es gibt viel mehr Leute, die erst einmal wissen wollen, was sie da erwartet. Die sehen wollen, dass es genügend Sessions gibt, die sie interessieren. Wenn auf der Website wochenlang nur fünf Sessionvorschläge stehen, meldet man sich eben ungern für das Event an.

Für meinen Geschmack müsste der Schwerpunkt darauf liegen, vorher möglichst viele Sessions zu sammeln. Damit kann man planen und werben. Aber wie gesagt, es hängt davon ab, wie viele Leute ihr erwartet und wie viele Slots ihr füllen wollt.

Sessions

Kurz und bündig. Was solltet ihr abfragen?

• Titel
• Teaser. Schreibt dabei, ob der Teasertext in der Vollansicht wiederholt wird oder nicht.
• Längere Beschreibung
• Länge, meist gibt es zwei Optionen: 45 Minuten und 20 Minuten
• Kategorie: sowas wie Frontend, Backend, Performance, Barriefreiheit. Meiner Meinung nach sollten es eher ein Dutzend statt 30 Kategorien sein.
• Ggf. Level: Beginner, Intermediate, Advanced
• Ggf. Link to Slides. Den Link könnte man später auch im Text unterbringen. Aber ein einzelnes Feld kann mal hübscher als deutlichen Button gestalten.
• Ggf. Upload der Session. Für den Fall, dass jemand seinen Vortrag als PDF vorbereitet hat.
• Hinweise für die Organisatoren: Ein Textfeld, das nicht öffentlich erscheint. Hier kann man z.B. eintragen, wenn man nur an einem Tag da ist oder lieber nachmittags vortragen möchte.

Außerdem solltet ihr berücksichtigen, dass vielleicht mehrere Leute eine Session halten. Das hatte ich bei unserem letzten DrupalCamp nicht beachtet. Das macht alles auch komplizierter. Natürlich könnt ihr einfach ein Feld einbauen, um andere TeilnehmerInnen zu referenzieren. Aber was passiert, wenn sich nur einer der User im System angemeldet hat? Und wenn ihr Sessions auf Social Media ankündigt, müssen eure Layouts Platz für ein, zwei, drei Userbilder bieten. Und dann trägt irgendjemand eine Diskussion mit vier Leuten ein, nur um euch zu ärgern.

Ergänzt ein paar Hinweise an der Stelle, an der die Leute die Session eintragen sollen. Weist die Leute zum Beispiel darauf hin, dass sie sich an die Zeiten halten sollen. Erinnert die Leute vorher daran, wenn ihr deren Slides auf eure Website packen wollt. Oder einen Link. Oder eine Linksliste. Und schreibt auch, ob die Sessions aufgezeichnet werden.

Letzteres kann ich für kleinere DrupalCamps nicht empfehlen. Es ist ziemlich teuer, ihr braucht dafür Technik und Leute, die sich mit Videos auskennen. Und dann kann es auch länger dauern, bis ihr die Videos bekommt. Das ist eher was für größere Veranstaltungen wie die DrupalCon oder die Drupal Dev Days.

Keynotes

Braucht ein DrupalCamp Keynotes? Nein, braucht es nicht. Wir hatten Keynotes auch nur in 2025, und in 2018 eine Paneldiskussion.

Auf der einen Seite bringt euch das einen weiteren Punkt, mit dem ihr Werbung machen könnt. Auf der anderen Seite bedeutet das zusätzliche Kosten, weil ihr für die Speaker in der Regel die Reise- und Hotelkosten tragt. In 2025 haben wir dafür für die beiden Speaker rund 600 Euro gezahlt. Plus T-Shirts, plus Eintritt. Aber wenn es das Budget hergibt, plant ruhig Keynotes ein.

Wir kommt ihr an die Themen und Speaker? In erster Linie könnt ihr euch an die aktuellen Entwicklungen bzw. Initiativen in Drupal halten. Derzeit zum Beispiel Drupal CMS, Drupal Canvas, alles rund um AI, HTMX, Site Templates. Möglich sind auch Themen aus verwandten Gebieten wie DDEV, PHP oder Symfony. Ihr könnt euch hier von anderen DrupalCamps und der DrupalCon inspirieren lassen.

Für meinen Geschmack dürften Keynotes thematisch auch etwas weiter entfernt sein. Zum Beispiel über Neues in JavaScript oder Svelte oder die Entwicklung vom Ladybird Browser.

Notfalls könntet ihr auch drei, vier Wochen vor dem Event ein, zwei Sessions aus den bisherigen Vorschlägen zu Keynotes promoten.

Sessionplan

Plant ein, wie ihr den Sessionplan wo abbilden wollt. Wenn die Sessions vorher feststehen, habt ihr genug Zeit, das auf der Website abzubilden. Wenn ihr eher dem Barcamp-Stil folgt, könnt ihr im einfachsten Fall ein Foto machen und auf euren Social-Media-Kanälen posten. Wenn ihr mit der Drupal Event Platform arbeitet, könnt ihr Sessions schick per Drag and Drop verteilen.

Für unser letzten DrupalCamp habe ich mir einen Inhaltstypen mit den verfügbaren Slots gebastelt. Für jeden Slot hatte ich drei Felder. Zunächst ein Textfeld für den Zeitraum, weil Dinge wie ein Gruppenfoto nicht ein 45-Minuten-Slot-Schema passen. Dann konnte ich entweder eine vorhandene Session verlinken – oder ich konnte Text in ein Textfeld schreiben, weil eben nicht jeder seine Session ins System eingetragen hat. Etwas eigen, aber für unsere Zwecke sinnvoll.

Wer Muse hat, kann dafür sorgen, dass der digitale Sessionplan an den jeweiligen Tagen automatisch zur aktuellen Zeit scrollt. Konferenzen wie die re:publica machen das auch.

Sponsoren

Kein DrupalCamp ohne Sponsoren. Auch hier hat sich die Situation geändert. In 2013 oder 2015 hatten wir ruckzuck alle Sponsorenplätze voll. In 2023 und 2025 lief das etwas zäher. In 2025 haben wir zum ersten Mal keinen Gold-Sponsor gefunden. Glücklicherweise gab es 2025 aber mehr Bronze-Sponsoren, so dass wir alles finanzieren konnten.

Die konkreten Preise für eure Gold-, Silber- und Bronze-Pakete werden von euren Kosten abhängen. Neben der Platzierung der Logos auf der Website ist es üblich, die Sponsoren bei der Eröffnung und Verabschiedung zu nennen, und ggf. auch Räume nach den Gold- und Silbersponsoren zu benennen.

Für die Sponsorensuche könnt ihr natürlich die Websites von anderen DrupalCamps, auch die im Ausland, abklappern, und schauen, welche Firmen hier früher schon gesponsert haben.

Bei uns kümmert sich Holger Weischenberg um die Sponsoren. Er sagt dazu: »Wenn ihr mögliche Sponsoren anruft oder anschreibt, hört ihr vielleicht ein ›dieses Jahr nicht, nächstes Mal vielleicht‹. Also lohnt es sich eine Liste zu machen fürs nächste DrupalCamp. Außerdem könnt ihr die Sponsorensuche auch für Werbung nutzen, nach dem Motto: Wenn die Agentur nicht sponsert, dann kann sie vielleicht zumindest ihre Leute schicken. Die vielleicht auch eine Session halten. Des Weiteren sucht nicht nur nach Sponsoren im Agentur-Umfeld, versucht es auch mit Unternehmen, die Drupal verwenden oder auch Unternehmen, die Webleute als Zielgruppe haben könnten, also z.B. Hoster, Anbieter von Fortbildungen.«

Ich hatte kurz den Verdacht, dass es vielleicht besser sei, Sponsoren im Herbst eines Jahres zu suchen, wenn das Budget fürs nächste Jahr geplant wird? Mir wurde dann aber gesagt, dass es für die größeren Firmen egal sei, bei der Höhe unserer Sponsorenpakete.

Bei einem neuen DrupalCamp Ruhr würde ich vielleicht zuerst nach Sponsoren fragen, bevor ich einen konkreten Termin fürs Camp veröffentliche.

Ach ja. Unsere Sponsoren-Pakete haben bei den Gold- und Silbersponsoren bisher immer eine eigene Unterseite auf unserer Website beinhaltet. Macht das nicht! Für die Sponsoren ist es meist nicht so wichtig. Und wenn nur einer von denen einen Text liefert, rennt ihr den anderen Sponsoren nur hinterher. Sehr nervig. Ich musste mir bei unseren Camps mehr als einmal Text von einer Seite zusammensuchen, nur damit alle Sponsoren gleichberechtigt ihre Unterseite haben.

Ticketpreise

Bei unserem letzten DrupalCamp 2025 gab es drei Basic Ticketpreise:

• Early Bird: 29 Euro
• Regular: 39 Euro
• Supporter: 69 Euro

Zusätzlich gab es jede Version mit T-Shirt für 10 Euro mehr (siehe unten).

Mir haben mehrere Personen gesagt, dass wir viel zu billig seien. Ich sehe das etwas anders. Wir wollen möglichst viele Leute zum DrupalCamp bewegen. Das geht auch über den Preis. Hotel und Anreise sind schon teuer genug. Solange wir die niedrigen Ticketpreise über die Sponsoren-Pakete finanzieren können, würde ich bei 29 Euro im Early Bird bleiben.

Wir haben beim letzten Mal extra die Supporter-Tickets ergänzt. Für die wir immer noch etwas draufzahlen. Aber wer wollte, konnte durchaus mehr bezahlen. Diese Option haben auch eine Handvoll Leute genutzt.

Andere DrupalCamps liegen um die 100 Euro. Plus Early Bird. Und ggf. mit Studi-Tarif. Ist für diese Drupalcamps nicht schädlich, wenn die höhere Preise nehmen müssen? Sehe ich nicht so. Jedes Drupalcamp hat seinen eigenen Plan zur Finanzierung. Wir sparen mit dem Unperfekthaus eine Menge Geld im Verhältnis zur anderen Locations. Es macht für mich keinen Sinn, unsere Preise zu erhöhen, solange wir nicht müssen.

Möglicherweise bietet ihr den Leuten, die eine Session halten, ein kostenloses Ticket an. Das kann Leute dazu ermutigen, vorher eine Session einzureichen. Die Session wird dann auch mit einem Gegenwert belohnt. In dem Fall müsst ihr die fehlenden Einnahmen natürlich irgendwie gegenfinanzieren. Möglicherweise mit höheren Ticketpreisen für alle anderen.

T-Shirts

Muss es für euer DrupalCamp ein eigenes T-Shirt geben? Nein, muss es nicht. Es hängt von eurem Budget ab. Und ob ihr jemanden fürs Design habt. Bevor ihr ein schlechtes T-Shirt druckt (liebloses Design, billiger Stoff), druckt lieber keins.

Ich habe in den 2010er-Jahren eine Menge Shirts von verschiedenen Events mitgenommen, die alle nach demselben Schema liefen: Logo des Events auf der Vorderseite, ein Dutzend Sponsorenlogos auf der Rückseite. Kann man so machen, war evtl. auch Teil der Sponsorenpakete. Aber ich laufe ungern in Shirts rum, die zig Firmenlogos zeigen.

In unseren ersten Jahren gab es keine T-Shirts fürs DrupalCamp Ruhr. Das hat sich erst 2018 geändert. Die Motive für die Jahre 2018, 2023 und 2025 stammten von mir. Meine Philosophie ist hier: Das Motiv sollte im Idealfall interessant genug sein, so dass Leute das Shirt auch in der Freizeit tragen (und nicht nur, wenn sie Leuten beim Umzug helfen). Und natürlich: Keine Sponsoren-Logos.

Zwischendurch hatten wir, zwischen Tür und Angel, ein Angebot von Firma X. Nach dem Motto: Die Firma würde die Kosten für die Shirts übernehmen, wenn sie dafür ihr Logo aufs Shirt drucken dürfen. Das kann natürlich ein valider Deal sein. Es spart Kosten und den Stress für das Motiv, wenn ihr beides auslagert. Kann man so machen. Ich bevorzuge trotzdem ein Shirt ohne Firmenlogo, solange wir das auch anders finanzieren können.

Bekommt jeder Teilnehmer ein T-Shirt? Bei uns ist das mittlerweile ein klares Nein. Hauptsächlich aus ökologischen Gründen. Nicht jeder will noch ein T-Shirt haben. Bei vielen verrottet das Shirt nur im Schrank. Bei uns läuft es also so: Jeder muss extra für ein Ticket mit T-Shirt zahlen. Das Ticket kostet dann 10 Euro mehr. Die T-Shirts kosten uns etwa 18 Euro. Das Shirt ist also immer noch subventioniert, aber man muss es eben wollen. Das halte ich für einen guten Kompromiss.

Bekommt jeder Speaker ein kostenloses Shirt? Nein. Nicht bei uns. Zum einen ist das zu teuer. Und zum anderen gibt es immer eine Handvoll Leute, die dann aus Gründen doch nicht kommen, und dann haben wir unnötig Shirts produziert.
Wenn ihr das Geld habt, kann das natürlich eine schöne Belohnung sein. Dafür, dass Leute die Zeit investiert haben, um einen Vortrag vozubereiten.

Bekommen die Sponsoren kostenlose Shirts? In 2023 haben sie bei uns keins bekommen. Das fanden dann aber mehrere Sponsoren sehr schade. Also haben wir in 2025 die Sponsoren-Pakete etwas erhöht, dafür aber T-Shirts dazu gepackt. Was dazu geführt hat, dass niemand das Gold-Paket wollte (dafür mag es natürlich auch andere Gründe geben). Und bei der Hälfte der Leute mussten wir bei den T-Shirt-Größen hinterher rennen.
Meine Meinung: Bei einem nächsten DrupalCamp würde ich die Shirts für Sponsoren wieder streichen und dafür die Paket-Preise wieder heruntersetzen.

Bei diesem Schema müsst ihr damit rechnen, dass ein paar Leute für ein Shirt bezahlt haben, nicht zum Event kommen können, aber trotzdem ihr Shirt haben wollen. Ihr müsst hier also Portokosten einplanen.

Wenn ihr euch schon die Mühe mit den T-Shirts macht, solltet ihr auch für qualitativ gute T-Shirts sorgen. Wir sind hier mit den Bio Premium Shirts von Spreadshirt ganz gut gefahren.

Möglicherweise stellt ihr nach dem Event auch das T-Shirt-Motiv zur Verfügung, damit Leute sich das Shirt selbst drucken können. Muss natürlich nicht sein. Vielleicht wollt ihr ja, dass das Shirt exklusiv zum Event gehört. Alle Infos zu unseren Shirts findet ihr hier.

Goodies

Braucht ihr Goodies? Nein, braucht ihr nicht. Es sei denn, ihr habt alles andere schon finanziert und wollt die Sponsorengelder irgendwie an die Teilnehmer weitergeben. Allerdings: Es ist schwierig, ein passendes Goodie zu finden. Der Standard wäre eine Tasse, aber mittlerweile haben zu viele von uns zu viele Event- und Marketing-Tassen zu Hause. Ideal wäre etwas mit lokalem Bezug und/oder etwas, das man sinnvoll im Alltag nutzen kann und nicht schon ein Dutzend Mal zu Hause liegen hat.

Social Media

Früher war das einfach: Da haben alle Twitter genutzt. Heutzutage verteilt sich das auf Bsky, Mastodon, LinkedIn, Slack und in manchen Fällen noch auf Facebook. Gebt klar an, auf welchen Social-Media-Kanälen ihr kommuniziert – und ich sehe gerade, dass ich das auf unserer letzten Website selbst nicht gemacht habe.

Ihr solltet einen Hauptkanal festlegen. Hier bevorzuge ich Bsky. Da kann man nämlich im Zweifel alle Posts lesen, ohne sich selbst bei der Plattform anmelden zu müssen.

Was die Interaktion angeht, hatten wir beim letzten Camp die meisten Interaktionen bei den Posts, die Holger privat auf LinkedIn gepostet hat. Ggf. ist also ein zweiter Kanal auf LinkedIn sinnvoll.

Ich kann mich erinnern, dass die Hashtags zum DrupalCamp 2013 oder 2015 durcheinander gingen. Manche haben #hash1, andere #hash2 genutzt. Ich empfehle also, dass ihr einen Hashtag festlegt und auch selbst benutzt. Auch wenn heutzutage deutlich weniger Beiträge auf Social Media dabei herumkommen.

Ein Beispiel, wie man es nicht machen sollte. Das DrupalCamp Belgien 2026 hat seinen Hashtag erst in der Eröffnungssession erwähnt: #kortrijk2026. Mal abgesehen davon, dass das viel zu spät ist. Es wird nur wenige Leute geben, die sich den Hashtag merken oder abfotografieren. Und bei diesem speziellen Hashtag musste ich immer erst nachschauen, wie man nun Kortrijk schreibt. Das was möglicherweise nur mein Problem, aber generell sind einfache Hashtags natürlich besser.

Social Media Posts

Hier ein paar Ideen für Posts, die ihr teilweise auch schon Wochen vorher vorbereiten könnt.

• Termin fürs DrupalCamp steht fest
• Ticketverkauf ist gestartet / Early Bird bis
• Letzte Tage für Early Bird
• Neue Website ist online
• Teilnehmer können sich anmelden
• Aufruf: Sessions gesucht
• Keynote Speaker / Thema
• Session Speaker / Thema
• Session Deadline naht (falls es eine Deadline gibt)
• Ggf. Posts zur Stadt / Wissenswertes / Sehenswürdigkeiten
• Dank an Sponsor X, Y, Z
• DrupalCamp startet
• Termin und Ort für die Abendveranstaltung
• Das Gruppenfoto
• ggf. Erinnerung an das DrupalCon-Gewinnspiel
• Danke an alle Teilnehmer, kommt gut nach Hause

Generell gilt, dass Posts mit Fotos deutlich mehr Interaktionen bekommen und auch eher geteilt werden als reine Text-Posts. Ihr könnt hierfür gut Standard-Material von Plattformen wie Magnific (ehemals Freepik) oder Canva nutzen.

Für die einzelnen Sessions habe ich die Posts dazu in 2023 noch in Illustrator angelegt. Da musste ich die Texte immer aus dem CMS rauskopieren. Wenn auch noch das Foto der Person abgebildet werden soll, wird das lästig.

Also habe ich das 2025 anders geregelt: Mit einem View, der mir einfach alle Sessions in einem View Mode für einen Social Media Post angezeigt hat. Da musste ich dann nur noch in einigen Fällen einen Zeilenumbruch hinzufügen oder die Schrift etwas kleiner setzen. Aber dann reichte es, ein Bildschirmfoto vom Knoten aufzunehmen. Das geht schneller als der Weg über Illustrator.

Für Posts, die während der Veranstaltung geteilt werden sollen: Überprüft, ob ihr euch auch auf dem Laptop oder Mobile auf euren Social-Media-Kanälen anmelden könnt. Sorgt dafür, dass ihr Benachrichtigungen auf dem Handy erhaltet. Etwa, wenn Slack euer Hauptkanal ist und jemand eine Frage stellt. Ich habe 2025 z.B. eine Frage erst gesehen, als ich am Sonntag Abend wieder zu Hause war.

Der Abend vor dem Event

Die meisten TeilnehmerInnen werden einen Tag vorher anreisen. Daher solltet ihr am Abend vorher irgendeine Aktivität anbieten. Das muss nicht unbedingt ein Get Together mit gesponserten Getränken sein. Im einfachsten Fall fragt vorher einfach nach, wer zusammen in einem Restaurant was essen möchte und reserviert die Plätze.

Slides zur Begrüßung / Verabschiedung

Ein paar Dinge, die auf euren Slides auftauchen sollten.

• Noch einmal für alle der Ablauf der einzelnen Tage
• Besonderer Hinweis auf die Keynotes
• Nochmal daran erinnern, selbst auf die Länge der Sessions zu achten. Leute sollen eine kurze Pause zwischen den Sessions haben.
• Handys auf lautlos stellen
• Passwort fürs WLAN
• ggf. Seid ihr alleine in der Location? Müsst ihr auf eure Sachen aufpassen?
• Hinweis, dass einige Personen nicht fotografiert werden möchten
• Hinweis auf euren Hashtag, falls ihr die Social-Media-Beiträge beobachten wollt
• Infos zum Essen
• Infos zu den Abendveranstaltungen
• Die nächsten Drupalevents: DrupalCon, Drupal Dev Days, DrupalCamps. Ggf. ähnliche Veranstaltungen in der Nähe. PHP, Symfony, Barcamps, Beyond Tellerrand, Smashing Conference
• Hinweis auf Gewinnspiele, z.B. das Drupal-Maskottchen für die nächste DrupalCon
• Sponsorenlogos

Eine Sache, die ich nie gemacht habe und die mir erst nach unserem letzten Camp aufgefallen ist: Nützlich ist ein Slide, der alle DUGs in Deutschland auflistet, mit den Infos, wann und wo sich die Leute treffen. Denn wir haben bei den Camps ja auch immer neue Leute dabei. Und da ist es sinnvoll, wenn diese Leute eine Anlaufstelle nach dem Camp haben.

Und möglicherweise ein Slide zum Drupal e.V. Unsere letzten DrupalCamps Ruhr wurden alle über den Drupal e.V. abgerechnet. Das erspart Bürokratie und ist sinnvoll für die Haftung. Also kann der Verein auch in einem Slide auftauchen. Meistens sind ja eh Leute aus dem Vorstand anwesend. Also könnten die gleich selbst ein paar Sätze zum Verein sagen.

Hello, my name is

Wir hatten auf den ersten DrupalCamps Lanyards und gedruckte Teilnehmerschilder. Stabil. Aber teuer. Und lästig, wenn man derjenige ist, der das alles zusammenstecken muss. Und so gar nicht ökologisch. Daher kam jemand auf die Idee, dass die deutschsprachigen DrupalCamps doch ihre Lanyards teilen könnten. Damals stand das nächste DrupalCamp immer schon fest. Teilweise hatten wir zwei DrupalCamps in einem Jahr in Deutschland. Güldene Zeiten. Jedenfalls, sinnvolle Idee, also haben wir unsere Lanyards weitergegeben. Und natürlich, als wir die dann wieder brauchten, wusste niemand, wer die nun hat. Und wir waren die Deppen, die doch wieder neue kaufen mussten. Ugh.

Wir sind vor ein paar Jahren also von den Lanyards weg. Es gibt einfach nur noch Aufkleber. Ggf. mit Logo von dem Event, muss aber auch nicht sein. Das ist weniger Arbeit. Und jeder kann die Infos draufschreiben, die er mag. Nur der Vorname; Name plus Handle; Name plus Firma; oder Name und Pronomen. Was einem wichtig ist. Ich halte das für die bessere, und günstigere Lösung. Wir haben 2023 rund 100 Euro für unsere Aufkleber bezahlt. Die haben wir auch 2025 benutzt. Und ich habe immer noch genug für ein nächstes DrupalCamp Ruhr übrig. Im Zweifel reichen selbstklebende, weiße Etiketten in Visitenkarten-Größe.

Falls ihr ein Lanyard nutzt, könnt ihr auf die Rückseite natürlich nochmal die Logos der Sponsoren drucken. Sinnvoller sind aber die wichtigesten Infos. Also Zugang zum WLAN, ggf. Adresse der Abendveranstaltungen, ggf. euer Hashtag, ggf. eine Notfallnummer.

Bitte nicht fotografieren

Bedenkt, dass vielleicht nicht jeder fotografiert werden möchte. Das muss irgendwie kenntlich gemacht werden. Wir hatten uns bei unserem letzten Camp überlegt, einen zusätzlichen Aufkleber auf die Namensschilder zu kleben. Die habe ich aber zu spät eingekauft, und dann nur kleine Sticker gefunden. Die waren zu klein, um wahrgenommen zu werden. Die Unterscheidung muss man aber deutlich sehen können. Ich tendiere mittlerweile zu einem Namensschild in anderer Farbe.

Weist auf der Website und in der Vorstellung auf die Unterscheidung hin.

Nach dem Camp

Wie gesagt, evtl. müsst ihr noch ein paar T-Shirts verschicken. Ihr könnt bei den Sponsoren nachfragen, ob alles ok für sie war. Ihr sollten eure Speaker auch daran erinnern, auf der Website ggf. Links zu den Slides oder sonst allgemeine Links zum Thema zu ergänzen. Im Gegenzug tragt ihr eure Speaker beim Event auf drupal.org ein.

Ich lasse die Website immer noch ein paar Wochen offen. Falls Leute den Text ihrer Sessions nochmal updaten möchten. Oder Links zur Session ergänzen.

Nach ein paar Monaten könnt ihr die Website dann in eine statische Version umwandeln. Das geht z.B. mit Tome oder HTTrack. Sichert euch aber vorher die gesamte Drupal-Website einmal. Für den Fall, dass ihr ein paar Jahre später nochmal ein DrupalCamp durchziehen und nicht unbedingt bei Null starten wollt.

Tragt einen Ordner mit den wichtigsten Dateien zum Camp zusammen und sorgt dafür, dass jeder aus dem Team den einmal herunterlädt. Wer weiß, wer Jahre später Infos fürs nächste Camp braucht.

Anonymes Feedback

Beim DrupalCamp Belgien ist mir wieder aufgefallen, dass es selten nützliches Feedback für die Speaker gibt. Ja, es gibt meist ein, zwei Fragen. Und manchmal wird man im Laufe des Events nochmal von ein, zwei Leuten angesprochen. Aber dann gibt es die eher mäßigen Sessions. Weil die darin vorgestellten Lösungen zu Basic sind. Oder weil die Session eher als reine Werbung für die Agentur rüberkommt. Darüber unterhalten sich die TeilnehmerInnen der Session hinterher. Aber so etwas sagt es den Speakern in der Regel nicht direkt.

Möglicherweise ist es also sinnvoll, ein System für Feedback einzuplanen. Zum Beispiel mit einem Formular auf der Website, auf der man anonym sein Feedback zu einzelnen Sessions oder allgemein zum Event eintragen kann. Bei der Eröffnung und Verabschiedung kann man alle ermutigen, seinen Senf zumindest zu zwei oder drei Sessions abzugeben. Als Veranstalter kann man das alles ein paar Tage sammeln, ggf. zu fieses Feedback etwas umformulieren, und dann den Speakern zukommen lassen.

Das macht natürlich etwas mehr Arbeit. Aber ich denke, ich werde das bei einem neuen DrupalCamp Ruhr mal ausprobieren.

Und sonst?

Falls ich was vergessen habe, schreibt mich auf Slack an. Wenn ich dazu was sagen kann, ergänze ich den Blogpost hier.

Titelfoto: Modern style illustration of content schedule, von Magnific